Wat is ERP (Deel 2)

Zodra de verkoopmedewerker de 4 wasmachines verkoopt, krijgt de inkoopmedewerker een melding van SAP Business One dat er nog maar 1 wasmachine op voorraad is, onder de minimale voorraadhoeveelheid van 2.

Als de inkoopmedewerker dit ziet, besluit hij een inkooporder te plaatsen voor 3 wasmachines bij een internationale leverancier. Omdat hij ook een goede prijs krijgt voor tablets, besluit hij 5 tablets aan dezelfde inkooporder toe te voegen.

Als we terugkijken naar de voorraadberekeningsmethode van SAP Business One (beschikbare hoeveelheid = op voorraad - vastgelegd + besteld), voor de wasmachines, toont de 'op voorraad'-hoeveelheid 1, de 'bestelde' hoeveelheid 3 en de 'beschikbare' hoeveelheid 4.

Deze internationale leverancier wil echter betaald worden voordat de wasmachines en de tablets arriveren. De inkoopmedewerker maakt vervolgens een A/P-reservefactuur aan, die het mogelijk maakt om een ​​uitgaande betaling te maken, maar de hoeveelheid van de voorraad bijhoudt.

Wanneer de goederen aankomen, wordt een goederenontvangst-PO aangemaakt en wordt de levering van de artikelen geregistreerd. De inventaris voor de wasmachines toont nu 4 op voorraad, 0 besteld en 4 beschikbaar.

Wanneer de inkoopmedewerker de goederen ontvangt, wordt hem echter ook een A/P-factuur overhandigd met betrekking tot vrachtkosten, die zijn gebaseerd op het gewicht van de artikelen. De inkoopmedewerker maakt vervolgens eenvoudig een Landed Costs-document en kopieert deze in de goederenontvangst-PO. Hij voert de Landed Costs in het gedeelte 'Kosten' van het document in en selecteert 'Verdelen op gewicht', en SAP Business One wijst de kosten toe op basis van gewicht voor de 3 wasmachines en 5 tablets voor een nauwkeurige gemiddelde kostprijs voor de afzonderlijke artikelen. Ten slotte maakt de inkoopmedewerker een AP-factuur aan en kopieert deze in de Landed Costs en stuurt een uitgaande betaling naar de expediteur. Bovendien vinden er voor elke transactie automatische journaalposten en boekingen plaats in de relevante grootboekrekeningen.

U vraagt ​​zich misschien af ​​hoe SAP Business One al de informatie van de artikelen, leveranciers, klanten en werknemers weet. Dit komt omdat voordat het systeem live gaat, alles al is geconfigureerd, in de vorm van - Artikelstamgegevens (Artikelinformatie: Voorraadboekhouding, Magazijnen, Maateenheden, Artikelgroepen, Artikeleigenschappen, Prijslijsten), Zakenpartnerstamgegevens (Klant, Leverancier, Leadinformatie: Contactpersonen, Adressen, Betalingsvoorwaarden, Prijslijsten, Boekhoudgegevens) en Werknemerstamgegevens (Werknemersinformatie: Contactgegevens, Adres, Salaris, Bedrijfsrollen en andere Persoonlijke Gegevens). Het is mogelijk om meer toe te voegen aan de Stamgegevens na Going Live. Met de Stamgegevens kunnen gebruikers gewoon op het artikel, de leverancier, de klant of de werknemer klikken en alle vereiste informatie wordt automatisch ingevuld in hun respectievelijke velden.

Dit alles gebeurt in een geïntegreerd, krachtig systeem - SAP Business One.