Wat is ERP (Deel 1)

Met een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) zoals SAP Business One zijn alle kernfuncties van een bedrijf, zoals boekhouding en financiën, rapportage, inkoop en bedrijfsvoering, inventaris en distributie, verkoop en klantrelatiebeheer en personeelsbeheer, volledig geïntegreerd in één systeem in de vorm van modules die dynamisch met elkaar communiceren.

Nog steeds in de war? Laten we eens kijken naar een eenvoudig, praktisch voorbeeld van hoe een Electronics Retail Business SAP Business One gebruikt. Het moet echter worden opgemerkt dat dit slechts een voorbeeld is van een bepaalde branche; SAP Business One kan worden aangepast aan elke branche waarin uw bedrijf actief is, of het nu gaat om productie, groothandel, financiële dienstverlening, media of zelfs verzending.

Op de eerste maandag van de maand om 08:00 uur draait de eigenaar van de Electronics Retail Business een van de vele rapporten in SAP Business One om te zien welke voorraadartikelen sinds vorige maand niet zijn verkocht, zodat hij zijn verkoopmedewerker die artikelen kan toewijzen om te verkopen tegen het einde van de werkweek. Wanneer de verkoopmedewerker om 09:00 uur binnenkomt, ziet ze dat ze is toegewezen om minstens 3 van de 5 wasmachines te verkopen, bovenop haar normale taken, tegen het einde van de week.

De verkoopmedewerker besluit heel slim om te profiteren van de Customer Relationship Management (CRM)-functie in SAP Business One. Met behulp van de Campaign Generation Wizard in de CRM-functie creëert ze een doelgroep waarvan ze denkt dat ze de wasmachines zal kopen en binnen een paar minuten stuurt ze ze massaal e-mails.

De volgende dag krijgt ze een antwoord van 4 bedrijven die interesse tonen in het product, waardoor ze leads worden. Ze vragen om offertes, die ze direct via SAP Business One maakt en verstuurt. Zodra de offertes zijn goedgekeurd en de bedrijven hun inkooporders plaatsen, worden de leads omgezet in klanten.

De live voorraadbeheerfunctie van SAP Business One is gebaseerd op één hoofdformule: Beschikbare hoeveelheid = Op voorraad - Toegewezen + Besteld. Wanneer ze vervolgens de verkooporders maakt door simpelweg de verkoopoffertes te kopiëren, vindt er een automatische voorraadupdate plaats; 5 wasmachines bevinden zich in de 'Op voorraad'-hoeveelheid, 4 wasmachines bevinden zich in de 'Toegewezen'-hoeveelheid en 1 wasmachine bevindt zich in de 'Beschikbare'-hoeveelheid. Wanneer de artikelen geleverd zijn, wordt een leveringsdocument aangemaakt door te kopiëren in de verkooporder, waarbij de inventaris van de wasmachine wordt bijgewerkt om aan te geven dat 1 beschikbaar is, 1 op voorraad is en 0 is vastgelegd. Daarna wordt een A/R-factuur aangemaakt door te kopiëren in het leveringsdocument, en de binnenkomende betaling wordt ontvangen op basis van de overeengekomen datum.

Blijf op de hoogte voor deel twee, verdergaand met het inkoopproces in SAP Business One.